Este texto é escrito em linguaguem neutra de gênero, aceito feedbacks e sugestões de melhoria. Obrigada!

Se você trabalha em um ambiente ágil de TI, provavelmente está ciente de que feedback é uma habilidade vital.

A comunicação eficaz com colegas e clientes melhora o fluxo de trabalho, dinâmica e processos do time, além de permitir que cada pessoa alcance seus objetivos dando o próximo passo na construção de carreira.

Se você ainda não se inseriu nesse contexto, vamos começar agora! O feedback pode ser uma fonte poderosa de informações cruciais para chegar onde você deseja o mais rápido possível, então vamos lá.

Disclaimer: venho de um ambiente de consultoria de TI de alto desempenho, onde a cultura de feedback já está consolidada e bem desenvolvida. Compartilharei como absorvi diversas técnicas reconhecidas de feedback e as adaptei para encaixar na minha maneira particular de comunicação com meu time, líderes e stakeholders. É uma habilidade essencial para quem deseja trabalhar em empresas ágeis de última geração, então aqui vão meus 50 centavos sobre feedback efetivo.

INTRODUÇÃO AO FEEDBACK

Feedback vs. Feedback Efetivo

A primeira coisa que precisamos entender sobre o feedback é: existem técnicas envolvidas em dar e receber um feedback bem-sucedido. Quando você dá feedback sobre o desempenho de nossos esforços para alcançar nossa meta, você está apenas oferecendo uma atualização sobre as coisas que estão acontecendo.

O que faz um feedback brilhar é fornecer informações específicas sobre as ações tomadas para alcançar um objetivo determinado, acordado e nítido. É isso que gera um feedback eficaz e bem-sucedido, porque as pessoas podem fazer algo a respeito para melhorar na próxima rodada.

Tipos de Feedback

Existem dois tipos de feedback: positivo e construtivo. Ambos são valiosos, não acredito que um seja mais importante que o outro, pois, na minha experiência, eles têm papéis igualmente relevantes em minha carreira.

O feedback positivo se concentra nos bons aspectos do comportamento e das habilidades de uma pessoa, e seu objetivo é reconhecer algo que alguém faz bem e consolidar isso como algo admirável ou inspirador. Trata-se de reconhecer a grandeza como uma conquista diária. Outras pessoas podem sentir-se encorajadas a aprender essas habilidades quando percebem o impacto positivo que essa qualidade trás para a carreira e quão próximo te leva de alcançar seus objetivos. Isso pode criar novos relacionamentos e conexões entre colegas, já que o time pode “botar a mão na massa” durante o processo de aprendizado, encorajando pareamento e colaboração. Receber comentários positivos sobre performance pode melhorar a confiança do time e mantê-lo motivado, sentindo-se apreciado pelo trabalho que faz.

Esteja ciente: não se trata de bajular as pessoas para que você possa avançar; trata-se de reconhecer sinceramente algo que é valioso para a equipe e deve ser incentivado.

O feedback construtivo indica comportamentos para trabalhar e melhorar, e seu objetivo é conscientizar as pessoas sobre áreas de melhoria que elas podem não ter visto sozinhas. Trata-se de informá-las onde estão aquém e, principalmente, como elas podem agir para impedir que isso aconteça novamente. O feedback construtivo pode fornecer o conhecimento e as ferramentas necessárias para fazer mudanças positivas reais, dando-lhes ações viáveis ​​para serem bem-sucedidas onde falharam no passado. Essa é a parte mais crucial de construção de carreira, pois geralmente se trata da sua capacidade de responder a mudanças ou ao inesperado. Como você lida com uma barreira? O que você pode fazer para superar esse obstáculo? Você precisa ouvir e aprender para crescer. Essa deve ser a principal preocupação de líderes, uma vez que é preciso usar a visão macro para aumentar a conscientização de como as pessoas podem crescer na carreira para formar uma equipe de excelência.

Algumas pessoas chamam de feedback negativo, mas um bom feedback de melhoria deve ser sempre construtivo, permitindo que quem está recebendo o feedback aprenda com isso, não apenas se sinta mal com os comentários. Nunca deve ser pessoal; trata-se de como e o que precisamos fazer para alcançar melhor nossos objetivos.

Essenciais do Feedback Efetivo: pedir, dar e receber insights

Temos três papéis na dinâmica do feedback: quem solicita, quem dá e quem recebe. Para todos os papéis, a chave é preparação. Feedback não se resume apenas a obter ou transmitir informações, também é essencial pensar sobre que tipo de informação você deseja obter ou transmitir e como realizar essas ações da melhor maneira possível. Outra coisa que precisamos considerar é fornecer informações acionáveis, avaliando se é uma solicitação de melhoria atingível. É por isso que precisamos nos preparar para este momento, então vamos planejar com antecedência!

Pedindo Feedback

Toda vez que você faz algo, é uma oportunidade de pedir feedback. Sim, estou falando sério! Não espere um grande evento ou conquista para pedir feedback. Se você parear com alguém por 1 hora, é uma oportunidade com a qual você pode aprender. Se você facilitar uma dinâmica de time, peça as pessoas que participaram que dêem suas contribuições no final. Pense ágil: quanto mais rápido você cometer erros e validar hipóteses, mais rápido obterá uma ótima solução. Para feedback, é exatamente igual. Peça feedback regularmente para que você possa estar ciente de quais são seus pontos fortes e fracos constantemente. Você pode melhorar um pouco iterativamente a cada pequeno ajuste, assim como desenvolvimento de software.

Pense no que você deseja saber com esse feedback. Você está procurando algo específico ou um ponto de vista mais amplo? Prepare perguntas para não esquecer nada e voltar sentindo que não conseguiu tudo que precisava.

A quem você vai pedir feedback? Tente consultar pessoas que sejam referência nos assuntos que deseja receber feedback, pois elas provavelmente terão mais maturidade e conhecimento para fornecer informações valiosas e completas. Pense em quem dá feedback como stakeholders, essas pessoas possuem muito conhecimento sobre um determinado assunto e serão quem pode validar se você está no caminho certo.

Dê tempo para prepararem feedback para você.

É ótimo que você esteja envolvido e procurando orientação, mas elas também precisam de tempo para processar seu pedido, então seja paciente! Se você tiver um prazo, informe-as e faça seu pedido com antecedência para que não seja preciso dar feedback as pressas, sem a preparação e consideração necessária.

Se você está pedindo feedback para validar se conseguiu aprimorar um feedback anteriormente construtivo, recomendo buscar várias perspectivas, pois apenas uma opinião pode não representar os fatos. Quanto mais pessoas validarem, maiores serão as chances de você melhorar em múltiplas esferas do mesmo tópico.

Acesse a checklist de como pedir feedback efetivamente. Espero que ajude!

Dando feedback

Vamos focar em dar feedback construtivo, pois dar feedback positivo geralmente acontece de forma natural, espontânea e sem dor de cabeça. Primeiramente: estar no lugar de dar feedback construtivo é, frequentemente, estar num lugar de desconforto. Muitas vezes é difícil achar a maneira correta de dizer o que queremos e acabamos desistindo, porque é mais fácil, não achamos que podemos falar, não queremos incomodar, não queremos nos expor, a lista de desculpas é longa. Porém, gostaria de compartilhar uma citação da Alicia Liu sobre esse assunto (tradução livre):

Não seja legal, seja gentil — Ser legal é ser conformado, agradar aos outros. Ser legal é encobrir as dificuldades para evitar que as pessoas se sintam desconfortáveis. Ser legal pode até ser considerado egoísta — poupar-se do desconforto de fazer algo difícil e não dizer nada. Por outro lado, você não pode ser gentil ao não fazer nada. Ser gentil requer ação benevolente, e isso pode exigir ser desagradável. Dizer a alguém que está falhando é indiscutivelmente desconfortável de falar e desagradável de ouvir. Somar esse feedback com ajudar a entender por que e como superar esse desafio é um grande ato de gentileza.

Com isso em mente, vamos em frente… Quando estiver desempenhando o papel de dar feedback, prepare o que você vai dizer, pensando nas perguntas e temas solicitados, mas também em outras possíveis situações. Você notou algo inesperado ou novo? Existe algo que você gostou ou que o incomodou? Como foi a última sprint com essa pessoa? Anote tópicos para se lembrar de tudo.

Pense não apenas no que você vai dizer, mas também na melhor maneira de comunicar a informação, para que a pessoa possa entender e aprender com isso. Adapte sua linguagem para se adequar ao contexto dela. Se você estiver conversando com uma pessoa de negócios, tente usar um vocabulário e estilo de comunicação com o qual ela esteja mais familiarizada. Se conversar com alguém muito técnico, tente entrar nessa mentalidade. Comunicação deve ser sempre sobre falar a mesma língua e, se não totalmente possível, encontrar um meio termo com o qual todas se sintam à vontade para compreender a mensagem. Tente ser flexível na sua maneira de comunicar para poder alcançar um público mais amplo ou específico, dependendo das suas necessidades momentâneas.

Pense em todos os aspectos e experiência da comunicação. Dependendo de como você diz algo, as pessoas interpretam a mesma informação de maneiras muito diferentes. Tente usar isso a seu favor; caso contrário, pode agir contra você. Muitas falhas de comunicação podem ser evitadas se você pensar apropriadamente. Comunique de forma direta, mas não rude. E lembre-se: comunicação não é apenas sobre palavras, mas também linguagem corporal, expressões faciais, tom de voz, entonação, visualização, etc.

Concentre-se mais em como você se sente e na sua própria experiência, ao invés de presumir que todo mundo olha para a mesma situação igual você. Não diga: isto está errado, porque não é assim que as coisas são. Diga: é como me sinto com base em minhas experiências anteriores. Dessa forma, você não anula outras experiências de vida e não parece arrogante. Se você optar por um caminho mais “preto e branco” (como certo ou errado), é essencial ter maneiras de comprovar seu argumento. Use dados, estudos, boas práticas ou até mesmo os valores, documentação, estatutos e políticas da sua empresa para apoiar sua reivindicação.

Algumas pessoas dizem que devemos começar com pontos positivos e depois passar para pontos construtivos. Mas sinto-me diferente, acredito que o mais importante é criar uma linha do tempo coesa, empática e lógica para dar feedback. Penso que feedback é muito baseado no contexto, por isso depende da situação, de como quem recebe responde ao feedback, de quão sensível é o assunto, etc. Existem muitos fatores em jogo aqui, portanto, elabore como essa informação será mais fácil de processar. Às vezes vale a pena terminar numa nota positiva, às vezes não. Experimente e veja o que funciona melhor para você!

Percebeu como acabei de usar a técnica anterior aqui? Eu poderia ter dito: essas pessoas estão erradas, mas, em vez disso, escolhi falar sobre minha própria experiência e como me sinto em relação a isso.

Pense nas palavras ou frases que quem vai receber seu feedback pode tomar de forma severa e tente substituí-las. Por exemplo, dizer que não quero fazer algo é diferente de dizer que não vejo o objetivo de fazê-lo. Ou dizer que não acho importante fazer algo é diferente de dizer que não vejo como algo valioso para o time, projeto, usuários, clientes ou empresa. Todas as frases comunicam informações semelhantes, mas a última é mais apropriada para conversas relacionadas a trabalho e oferece a quem está ouvindo um motivo para seu ponto de vista. Também é um ótimo exercício para avaliar quão parcial ou imparcial você é em relação ao assunto em questão.

Dê exemplos de que você está falando, assim quem está ouvindo entende melhor onde e em que está deixando a desejar. Exemplos nos ajudam a materializar e contextualizar os problemas no tempo e espaço, em vez de discutir sobre uma situação hipotética.

Mostre empatia! Se você passou por uma situação semelhante no passado, fale sobre isso explicando como foi capaz de superá-la e o que te trouxe de aprendizados. Caso contrário, tente se colocar neste lugar. Se você se sentir confortável, disponibilize-se para ajudar e ofereça conselhos sobre possíveis maneiras de lidar com a situação.

Considere seus próprios vieses e pontos cegos.

Se você ama uma tecnologia específica, está sugerindo para o time porque pode realmente agregar valor ou porque você deseja trabalhar com o que mais te interessa? Quando estiver preparando feedback a alguém que faz parte de grupos marginalizados, pense se você se sentiria da mesma maneira se o feedback fosse direcionado a um homem branco, cisgênero, heterossexual, classe média/alta. Ainda é válido e aplicável? Pense no seu passado, analise situações semelhantes com outras pessoas para ver se isso te agradou ou incomodou também e como você lidou com isso. Todo mundo tem pontos cegos. Nós, como seres humanos, precisamos fazer melhoras em como percebemos outros indivíduos, especialmente aqueles que não são tão parecidos conosco. Considere o background e cultura daquela pessoa, principalmente com relação à habilidades interpessoais.

Se você não foi solicitado para dar feedback, mas acredita que precisa dar feedback a alguém, pergunte se essa pessoa deseja receber e dê tempo para que ela entre no estado de espírito adequado. Ela precisa se preparar tanto quanto você. Faça o mais rápido possível após um incidente, avise a pessoa que precisa dar feedback e agende um horário que funcione para ambos. Não guarde seus comentários e espere para jogar no meio de uma discussão. Dê o feedback privadamente, não fale sobre assuntos sensíveis relacionados a uma única pessoa em uma reunião de grupo.

Não espere que quem recebeu seu feedback aja imediatamente de acordo com ele.

Controle suas expectativas e lembre-se de que você tem sua própria perspectiva, assim como outras pessoas terão as delas. Muitas vezes não será possível concordar em tudo, o que faz sentido para você pode não fazer sentido para outra pessoa. Você fez seu trabalho, que era levar consciência. Agora não está mais em suas mãos, desista da ideia de pressionar até obter submissão ou da necessidade de provar que seu ponto de vista é o correto.

Acesse a checklist de como dar feedback efetivamente. Se você quiser se aprofundar no assunto, confira o post de Alicia Liu (english only). Você também pode se beneficiar de leituras sobre comunicação eficaz, como Conversas Cruciais ou Conversas Difíceis. Caso se identifique com gêneros feminino, talvez se interesse em ler Difficult Conversations Just for Women (english only). Para colocar esse conhecimento em prática, recomendo este exercício.

Recebendo feedback

A regra de ouro para receber feedback é praticar escuta ativa. Sabe aquela famosa diferença entre ouvir e escutar? É sobre isso, pois esta habilidade exige que você, como ouvinte, se concentre totalmente, compreenda e lembre-se do que está sendo dito, ao invés de ouvir e esquecer. Você pode usar RASA, que significa Receber, Apreciar, Sumarizar e Perguntar. Não descarte prontamente um feedback enquanto estiver ouvindo; tente absorver, entender e refletir sobre ele. Às vezes, depois de um tempo, algo que não fazia sentido na época, faz sentido agora. Não tenha pressa.

Na palestra abaixo, William Ury, cofundador do Programa de Harvard em Negociação, explica como escutar é essencial, porém geralmente negligenciado. Suas histórias de conversas sinceras com presidentes e líderes empresariais nos fornecem lições impactantes, tais como entender o poder da mente humana ao se abrir.

Se prepare para coisas que você não quer ouvir.

Às vezes, temos uma expectativa ao pedir feedback, mas essa expectativa nem sempre será atendida. Não é papel de quem te dá feedback dizer o que você quer ouvir, mas sim oferecer uma perspectiva diferente da sua.

Dê abertura a coisas que você pode não estar ciente. Um dos principais objetivos de receber feedback é tomar consciência de algo que você não percebeu por causa de seus próprios pontos cegos, como eu disse anteriormente. Então, você pode se surpreender no momento, mas não se apavore e reaja como se estivesse numa montanha-russa emocional. Lembre-se de todo o processo de ouvir, entender, considerar, aprender e aplicar mudanças.

Às vezes, você irá receber feedback que não pediu. Esse é o momento ideal de exercitar escuta ativa e empatia, para que você possa se colocar no lugar de quem está te dando feedback e refletir com cuidado e atenção. Você pode não ter solicitado, mas ainda pode ser útil. Pense nisso!

Alguns feedbacks são tendenciosos. Não deveriam ser, mas feedbacks vem de pessoas e todo mundo têm seus próprios (pré)conceitos.

Alguns exemplos de feedback tendencioso são quando dizem que alguém deveria se vestir melhor, ou usar o cabelo de maneira diferente, ou ser uma pessoa menos direta e decisiva, porque isso faz com que ela pareça agressiva. Esses feedbacks geralmente tem base sexista ou racista, porque quase sempre são direcionados apenas para mulheres e pessoas negras. Portanto, é compreensível que quem recebe esse tipo de feedback fique com raiva ou emocionalmente instável. Ainda assim, no ambiente de trabalho não é permitido ter uma resposta reativa. Mesmo que você tenha o direito de se encontrar num estado de nervosismo, tente manter a calma e se recompor, pois as pessoas podem acreditar que você perdeu a razão se não reagir profissionalmente.

Se você acredita que recebeu feedback tendencioso, tente validar procurando perspectivas de outras pessoas. Quem mais estava presente ou teve contexto para fornecer informações sobre essa situação? Você conhece dados ou estudos que podem te ajudar a mostrar que o comentário foi inadequado? Encontre maneiras de se cercar de conhecimentos para tomar uma decisão informada. Se você tem informações suficientes, peça às pessoas que te apoiam que expressem suas opiniões e descubram juntas a melhor forma de direcionar o assunto para uma solução. Às vezes, precisamos dar feedback sobre outro “feedback”, acontece!

Você não tem obrigação de agir em todos os feedbacks que recebe. É permitido que você descarte algo se não faz sentido para você.

Priorize os feedbacks recebidos para se concentrar no que é mais importante no momento, não tente resolver tudo de uma vez. Ninguém espera perfeição de você (ou de ninguém).

Demonstre apreço por todos os feedbacks. Agradeça pelo feedback, porque mesmo que você perceba que não faz sentido, você ainda teve a oportunidade de pensar sobre algo que, caso contrário, provavelmente não teria considerado. Aposto que você aprendeu algo sobre si mesmo durante o processo. Aposto que você aprendeu algo sobre quem te deu feedback também.

Acesse a checklist de como receber feedback efetivamente. Se você quer se aprofundar no assunto, confira o livro Thanks for the Feedback.

Bônus

Escolha um lugar adequado para fazer a sessão de feedback. Não posso te dizer exatamente qual é esse local, a famosa resposta de consultoria é: depende. No geral fazemos em salas de reunião, mas há alternativas dependendo do que você deseja extrair da sessão. Eu gosto de participar de feedbacks ao ar livre ou em cafeterias próxima ao trabalho, por exemplo. É bom sair do escritório porque diminui a tensão e sensação de que estamos julgando ou sendo julgados, pois num espaço mais descontraído a tendência é que as pessoas se sintam mais relaxadas e abertas, levando a sessão num estilo de conversa ao invés de reunião. Podemos ficar com uma postura defensiva ou restritiva em reuniões de trabalho, por isso tento fugir dessa configuração quando posso. Gosto também porque é uma chance de dar uma pausa do trabalho e desapegar do que você estava fazendo antes de vir para a sessão, há 2 minutos atrás. Mudando o ambiente, muda-se a mente também, literalmente nos distanciamos do que precisamos resolver até o fim do dia para focar no que está acontecendo aqui e agora com essa pessoa.

Apesar de todos os benefícios, numa situação delicada de dar feedback crítico ou tratar assuntos sensíveis, sair do escritório pode não ser uma boa ideia. Converse com sua dupla e decidam juntos para onde ir, o segredo é testar. Talvez até descubram coisas em comum que não esperavam!

Nota do editor: Esta é a primeira de três partes do artigo de Laura Lemos sobre Feedback Efetivo. Confira em breve o restante o conteúdo aqui na coluna.

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